Capgròs
La pandèmia ha suposat un daltabaix important en tots els sentits i ha canviat de manera sensible, no només el dia a dia o les coses més banals, sinó també la nostra manera de relacionar-nos amb la feina. És en aquest context de distància social quan encara assoleixen més importància plataformes de comunicació online com Zoom, que permeten establir reunions amb diverses persones i des de les ubicacions més remotes. Només necessites un dispositiu amb connexió a internet i l’aplicació. Però, com podem aconseguir que aquestes reunions siguin més productives? A continuació, un reguitzell de consells que proposa el Màster Coach Executiu especialitzat en CEO’s, alta gerència i equips, Daniel Colombo.
Preparar el temari
És fonamental que tots els participants disposin anticipadament dels temes que es tractaran a la reunió.
Enviar les invitacions
Cada membre rebrà una invitació via la plataforma triada que caldria afegir al calendari virtual i/o anotar-la a l’agenda en paper. En general, aquestes invitacions ja inclouen el codi d'accés a la reunió i l’enllaç directe.
Entorn físic
És fonamental evitar sorolls de fons, distraccions, tenir la música alta i qualsevol altre aspecte que dispersi el focus de cada participant.
Mòbils en silenci
Si bé pot ser important tenir-los a mà per a qualsevol urgència, relativa o no a la reunió, és recomanable que estiguin en mode silenci o vibració durant tota la reunió.
Plataforma adequada
Zoom, Hangouts de Google o Skype tenen estabilitat, flexibilitat, són fàcils d'utilitzar i ofereixen diverses prestacions interessants.
Preparar a les persones per a la reunió virtual
Una trobada de briefing de 10 minuts el dia abans podria introduir els temes principals i, a més, certificar que tots coneixen i dominen la tecnologia que es farà servir.
Començar i acabar en horari establert
Una reunió virtual no és un after amb amics. Hauria de tenir la mateixa dinàmica que en les formes presencials.
Determinar qui lidera la reunió
Pot ser el màxim responsable d'un equip o, en altres estructures de lideratge, aquest rol podria ser alternatiu.
Confidencialitat
Les reunions virtuals es regeixen pels mateixos paràmetres de confidencialitat que les presencials, per la qual cosa és important establir d’entrada el protocol a seguir en aquest sentit.
Comprovar com va la reunió
Fer preguntes de control i de gestió emocional, de l'estil "Com anem fins aquí?", "Ha quedat clar el punt x per a tot l'equip?".
A l’hora de mostrar documents
Assegurar-se de dominar la funció de compartir pantalles. En una reunió presencial hi ha més context per analitzar temes. En canvi, en una trobada virtual potser fins i tot seria recomanable enviar prèviament els documents a tots els participants.
Prendre notes i fer un resum de la reunió
Encara que quedi gravat, és important seguir amb la dinàmica de prendre notes i fer la minuta dels temes tractats. Abans de finalitzar, fer una recapitulació dels compromisos i decisions preses.
Comentaris